Start med foreningens egne dokumenter
Saml det seneste årsregnskab og budget, generalforsamlingsreferater, vedtægter og en eventuel vedligeholdelsesplan. Notér, hvilket regnskabsår og hvilken ejendom hvert dokument vedrører. Hvis foreningen administreres eksternt, kan administrator ofte hjælpe med at samle materialet og forklare de enkelte regnskabsposter.
Gør forbedringer sporbare
For fælles forbedringer er det nyttigt at samle en beskrivelse, tidspunktet for udførelsen og udgiften. En samlet konto med vedligeholdelse og forbedringer kan kræve en opdeling. Fakturaer, byggeregnskaber og beslutningsreferater kan hjælpe med at forklare, hvad der er udført, og hvordan beløbet er sammensat. Medlemmers egne forbedringer bør holdes adskilt fra foreningens arbejder.
Ejendommens øvrige grundlag
BBR, tingbog, servitutter, skatte- og bidragsoplysninger, energimærke og relevante lejeoplysninger kan være en del af undersøgelsen. Det præcise behov afhænger af ejendommen. Er der erhverv, udlejede boliger eller særlige rettigheder, kan der være behov for yderligere materiale. En tidligere vurderingsrapport kan give overblik, men erstatter ikke en kontrol af aktuelle forhold.
Registrér mangler tydeligt
Et dokument, som ikke er fundet, er ikke det samme som et forhold, der er uden betydning. Brug gerne en oversigt med dokumentnavn, periode, hvem der har materialet, og hvad der mangler. Det gør det lettere at aftale de næste skridt og undgå, at en gammel oplysning bliver brugt som aktuel uden stillingtagen.