Aftal en kontaktperson
Begynd med at afklare, hvem der bestiller vurderingen, hvem der leverer regnskabsmaterialet, og hvem der kan svare på ejendommens daglige forhold. Der kan sagtens være flere deltagere, men én samlet kontaktvej mindsker risikoen for, at spørgsmål bliver sendt rundt uden at blive besvaret. Et medlem kan tage den indledende kontakt; selve opdraget skal afklares med den relevante part.
Planlæg baglæns fra foreningens behov
Generalforsamling, regnskabsafslutning eller andre aftalte frister kan være styrende for forløbet. Aftal, hvornår der skal være et færdigt grundlag, og indregn tid til at fremskaffe manglende dokumenter og afklare spørgsmål. Der bør også være plads til at gennemgå resultatet, før det bruges i det videre arbejde.
Sørg for den praktiske adgang
Bestyrelsen kender ofte adgangsforhold, fællesrum og igangværende arbejder. Inden besigtigelsen er det nyttigt at aftale, hvem der deltager, og hvordan der skaffes adgang til de relevante dele af ejendommen. Oplys også, hvis der er særlige forhold, som bør ses eller undersøges nærmere.
Gennemgå resultatet sammen
Når rapporten foreligger, kan administrator og bestyrelse følge op på faktuelle oplysninger, større forudsætninger og forhold, der skal håndteres fremadrettet. Faktuelle rettelser og faglige vurderingsspørgsmål bør være tydeligt adskilt. En rettelse til eksempelvis et areal bør have en dokumenteret kilde og kunne følges frem til den opdaterede rapport.